補助者不要！行政書士事務所のメール・スケジュール管理はAI秘書に任せろ！
【目次】
今回はAIを使って事務所のメールやスケジュールを管理する方法について解説します。
↓動画でも解説しています↓
この記事は2026年5月に執筆しています。
AIを使ったメールやスケジュール管理が簡単になりました！
Googleアカウントで作ったGメールやスケジュールをAIを連携させることによって、
AIがメールやスケジュールを管理できるようにします。
今回使うのは、2026年5月にリリースされたばかりの
Geminiのパーソナルインテリジェンスという機能です。
実はもう2年くらい前から、AIでメールやスケジュールを管理する技術はありました。
例えば、「n8n」といったAIエージェントですね。
これを使えばそれができる状態になっていました。
さらに、2025年になると「Claude Code」のようなAIエージェントが次々と出てきて、
AIエージェントが一気に普及しました。
もはやAIエージェントを使ってビジネスをすることは当たり前の時代になっています。
しかし、従来のAIエージェントは「ターミナル」といったプログラムを動かすための真っ黒な指令画面を扱わなければいけないので、しっかりと勉強する必要があります。
これは、なかなかハードルが高いです。
しかも、そもそもインストール自体が面倒なので、
最初から無理だと、あきらめている人が多いと思います。
しかし、今回リリースされたGeminiのパーソナルインテリジェンスは簡単です。
ターミナルもインストールも不要です。
従来のGeminiのチャット欄に日本語で指示するだけで、
メールやスケジュールの中に入っていって管理をしてくれます。
ただし、できることは限定的です。
いわゆる従来のAIエージェントのように、
アプリやシステムを開発をするようなことはできません。
あくまでもGoogleのメールやスケジュール、フォトなど、
あなたのGoogleアカウントに紐づいた個人情報にアクセスして管理してくれるだけです。
とはいえ、これから何年、何十年にわたって行政書士事務所を運営していけば、
膨大なメール、スケジュールのデータが蓄積されていくことになります。
そして、これまでは、過去のデータを調べるためには、
いちいちメールやスケジュールを開いて、
自分で情報を探しに行かなければならなかったわけです。
それが、
Geminiに口頭で指示するだけで、必要な情報を集めて整理してくれるようになったわけです。
めちゃくちゃ便利じゃないですか？
口で命令するだけで、あっという間ですよ。
しかもスマホからの口頭指示でも使えます。
歩きながらでもメールやスケジュールの管理ができるのです。
人間の補助者に頼むよりも、よっぽど早くて正確です。
前々から何度も何度も言っていますが、
もう補助者を雇って事務所運営をする時代は終焉しました。
AIエージェントを使った方が、はるかに仕事の生産性が上がるのです。
スピードでもクオリティでも圧倒的な差がでます。
なので、とりあえず、この記事を読み終わったら
すぐにGeminiのパーソナルインテリジェンスを使えるように設定してください。
メールやスケジュール管理は全てAIに任せてください。
必ず、今日やってください。
でないと、AIで管理できないメールやスケジュールがどんどん溜まっていきますよ？
あとから苦労することになりますよ？
なので、グズグズせずに必ず今日やってしまってください。
そして、将来的には本格的なAIエージェントを使えるようになってください。
必ずそこまで行きついてください。
そうしないと、完全に落ちこぼれて、勝ち目はなくなりますからね。
すでにそういう時代に突入していますから。
では、やっていきましょう。
事務所に来たメールをGメールに転送する手続き
まずは事務所のホームページに来たメールをGメールに転送する手続きをします。
「行政書士事務所ホームページ開設講座」で説明しているよう、
事務所のお問い合わせフォームでGメールのようなフリーメールを使ってはいけません。
フリーメールなんか使ってたら信用なんてされないからです。
なので講座の手順通りに、
ホームページのURLに紐付いたメールアドレスを取得してホームページに設置します。
しかし、今回使うGeminiのパーソナルインテリジェンスは
事務所のメールそのものは管理できません。
本格的なAIエージェントを使えば、直接事務所のメールの管理画面に入っていけますが、
それはハードルが高いので今回は解説しません。
しかし、事務所のお問い合わせフォームに来たメールをGメールに転送する手続きは
簡単にできます。
そして、Gメールに転送されたメールであれば
Geminiのパーソナルインテリジェンスで管理できます。
なので、転送させる、とういわけです。
それでは、やっていきましょう！
なお、メール転送の設定の仕方については「ホームページ開設講座第21回・外出先でメールをチェック！」で解説しています。が、簡単なのでここでも同じことを解説します。
まずはXServerの「サーバーパネル」にログインしてください。
ホームページを立ち上げた時にIDとパスワードを取得していますよね？
それを使ってログインしてください。
左サイドバーから→「メール」をクリック→「メールアカウント設定」をクリック
→事務所用のメールアドレスにチェックを入れる
→転送をクリック
→転送先アドレスの入力欄にGメールのアドレスを入れる
＊なお「メールボックスに残す」にチェックが入っているがそれはそのままで良いです。
→最後に「設定する」をクリック
以上で転送の手続きは完了です。
Geminiのパーソナルインテリジェンスを設定する
続いてGoogleアカウントにログインした状態で、「Gemini」を開いてください。
そして、左下の「設定とヘルプ」をクリックします。
→左サイドに出てきたバーの中から「パーソナルインテリジェンス」をクリック
「アプリ連携」の項目の右上の矢印をクリック
→「Google workspace」をオンにします。
→「接続」をクリック。これで接続完了です。
なお「その他のGoogleサービスのスマート機能」をオンにしていない人は、まずはここをオンにしてください。そうしないと、接続できません。
AIを使ったメールやスケジュール管理実演
では、実演をしていきましょう。
Geminiのチャット欄に日本語で指示するだけです。
AIがGメールやGoogleカレンダーの中の情報にアクセスして、指示に従って
情報を引っ張ってきたり、整理したり、メール文やスケジュールを考えたりしてくれます。
「高橋健太さんからの一連のメールのやり取りを時系列で要約して」
「高橋さんとの面談はいつ行われたか教えて」
「高橋さんから着手金の振り込みがあったのはいつか教えて」
「遺産分割協議書の案に対する高橋さんの返答内容を教えて」
「私のスケジュールを確認して返信メールを考えて」
なお、AIを使えば自動返信もできます。
つまり、送られてきたメールをAIに読ませて、返信文を書かせて、そのまま返信までを自動で実行させることもできます。
しかし、返信の自動化は二つの意味で奨励しません。
まずひとつ。
ここで送られてきているのは事務所のアドレスからの転送メールです。
なので、Geminiでは、そもそも送信相手に返信することはできません。
それから二つ目。
本格的なAIエージェントを使えば、送信相手に対して自動返信することもできます。
しかし、自動返信はやはりリスクがあります。
返信前に、まずは自分の目で返信文の内容を確かめる。そして、問題がなければ返信する。
これくらいは、自分でやるべきでしょう。
ただ、仕事が立て込んできたら、単なるお礼の返信メールなどは自動返信でもいいでしょう。
まとめ
以上のように、
メールやスケジュール管理だけでもエージェントを使えば仕事は一気に楽になります。
無駄な作業時間が大幅に減って、生産的な仕事だけに集中できるようになります。
つまり、それだけ売り上げが伸びるということです。
何度も何度も言ってますがAを使うかどうかで仕事の生産性が圧倒的に変わっていきます。
今すぐGeminiのパーソナルインテリジェンスを設定し、
明日からのメール管理、スケジュール管理はAIに任せましょう。
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