行政書士事務所の電話【お客様が離れていかない通信環境を整えよ！】
この章では事務所開業時における電話通信環境の整え方について解説します。
行政書士事務所の営業ツールとして一番最初に用意するのが電話です。
そして、一番重要な営業ツールも電話です。
インターネット営業が当たり前になった現代においても、行政書士事務所にとって最も重要な営業ツールは電話なのです。
お客様に不便を感じさせない通信環境を用意する。
いつ、どんな状況でもお客様にすばやく返信できる体制を整える。
ここで失敗すると、開業後どんなに努力しても成果を取りこぼすことが増えてしまいます。
そうならないように、計画的に電話環境を整えましょう。
行政書士事務所の電話環境整備 Q＆A集
行政書士事務所の開業時における電話環境の整備について、よく聞かれる質問とその回答をQ&A形式でまとめました。
Q1 携帯電話があれば、固定電話（市外局番付き）は不要ですか？
A いいえ、必ず市外局番付きの固定電話を用意すべきです。
行政書士としての「信用」を築くためには、市外局番があることが不可欠です。
携帯番号だけではお客様に信頼されず、どんなに営業活動を頑張っても、最後の最後で成約率が激減してしまう恐れがあります。
自宅兼事務所の場合でも、家庭用とは別に事務所専用の番号を取得することを強く推奨します。
Q2. 電話回線の準備はいつから始めるべきですか？
A 物件が決まったら「直ちに」申し込む必要があります。
回線工事には1か月程度かかることがあり、申し込みが遅れると業務開始に支障が出ます。
また、行政書士登録申請の前後で行う「開業準備中の名刺」や「挨拶状」には電話番号やホームページURLを記載する必要があるため、早い段階で番号を確定させることが重要です。
⇒「電話番号は早く取得せよ」
Q3 おすすめのインターネット回線・電話サービスはありますか？
A 通信の安定性を重視して「auひかり」が第一推奨です。
現在はオンライン面談（Zoom等）が一般的であり、通信トラブルでお客様を逃さないために、独自回線で混雑が少ないauひかりを奨励します。
auひかりが提供エリア外や物件の都合で利用できない場合は、NTT系のひかりエースが代替案となります。
⇒「個人事務所開業に最適の電話・インターネット回線の選び方」
Q4 FAXは今でも必要ですか？
A はい、必須です。
役所や支部会とのやり取りにはFAXが必要です。
また、今でもFAXを使用している法人・業者も依然として多いため、電話番号とは別にFAX専用の番号を取得しなければなりません。
電話とFAXが同じ番号だと、通話中にFAXが受信できないなどの不便をお客様に強いることになり、プロとしての信頼を損ないます。
Q5 FAX環境はどのように構築するのが良いですか？
A 「インターネットFAX（eFaxなど）」の利用が最も推奨されます。
従来のFAX機を導入するよりも、以下のメリットがあるインターネットFAXが有利です。
- 外出先でもスマートフォンでFAXの内容を確認・返信できる。
- ペーパーレスでインク代や用紙代をカットできる。
- eFaxであれば、全国47都道府県の市外局番が取得でき、送受信とも月150枚まで無料で利用できるため、新人行政書士に適しています。
Q6. 外出中に電話がかかってきた場合はどうすればいいですか？
A 「転送サービス」と「留守番電話」を使い分けます。
電話が鳴ることはビジネスチャンスです。
外出先で出られる状況なら携帯電話へ転送し、出られない状況（打ち合わせ中など）なら留守番電話に設定して、手が空き次第すぐに折り返す体制を整えましょう。
留守電の内容を自動で携帯に通知する機能があるとさらにスムーズです。
Q7 電話機を選ぶ際のポイントはありますか？
A 以下の2つの機能を持つ機種が推奨されます。
１ コードレス子機：通話しながら本棚へ資料を取りに行くなど、機動的な対応が可能です。
２ SDカード録音機能： 重要な相談内容の聞き漏らしを防ぎ、トラブル時の証拠としても役立ちます。通話の途中からでもさかのぼって録音できる機能があると非常に重宝します。
Q8 スマートフォンはプライベート用と分けるべきですか？
A はい、事務所専用のスマホを持つことをお勧めします。
専用番号を持つことで、応答時に「行政書士○○事務所です」とスムーズに対応でき、オン・オフの切り替えによるメンタル管理にも役立ちます。
また、仕事用として分けることで、通信費を経費として明確に申告できる（節税対策）という実務上のメリットもあります。
なお、令和7年にAIエージェントの技術が市場に登場し（n8nなど）、そして、令和８年はさらに進化していきます（Clawdbotなど、やばいです）。
何が言いたいのかというと、AIが完全に補助者代わりになる技術が整いつつあるということです。
しかも、電話秘書のような単なる〝伝言役〟ではありません。
行政書士としてのあなたの頭脳がインプットされたAIエージェントが勝手にお客様と会話したり、メールやファックスの返信をしたりします。
ただし、今すぐというわけではありません。
なぜなら、技術は整っても、一般消費者がそれを受け入れるようになるには長い年月がかかるからです。
「この事務所はAIに電話番させてんのか？なめてんちゃうぞ！」みたいな人がしばらくはでてきます。
Amazonに代表されるネット通販が一般庶民に利用されるようになるまでに約１０年かかりましたよね？
テクノロジーはどんどん進化するけど、一般庶民はそれについてこれないのです。
なので、まだまだ、しばらくの間はこのカテゴリーで解説している通りの準備をして営業・接客をしてください。
ただし、来るべき「AIエージェント時代」に備えて、AIエージェントを操作する勉強は必ず始めてください。波が来た時に乗れなかったら、確実に詰みますから。
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