個人事務所開業に最適の電話サービス

個人事務所開業に最適の電話サービス


【目次】

 

 

ユーザビリティが高い電話サービスを選べ!

 

 

 

それでは電話番号の取得方法について説明します。

 

 

電話番号を取得するためには、
前提として、事務所に電話回線がつながっている必要があります。
(事務所の場所が決まっていない方は、まず事務所を確保してください)

 

 

すでに、事務所用に使う電話回線と、事務所用のFAX回線の両方がそろっている方は
その回線を使って、電話番号とFAX番号を取得すれば良いでしょう。

 

 

しかし、そうでない方は、まず事務所に電話回線をつなげる工事をする必要があります。

 

 

そして、使用する電話サービスを選ばなければいけないのですが、
ここでは、迷わずNTT「FLETS光」の「ひかり電話A(エース)」プランをおススメします。

 

 

理由は二つ

 

@ 「一人で運営する行政書士事務所」を想定した場合に、必要な通信手段が全て揃っていること

 

A その「通信手段」を揃えるにあたって必要な経費を最小限度に抑えることができること

 

 

この二つが、「ひかり電話エース」を選ぶべき最大の理由です。

 

 

もっと大きな組織を運営するのであれば、他のサービスも検討すべきですが、
一人で回す行政書士事務所であれば、これ以上のサービスはないと思います。

 

 

 

では、もう少し詳しく説明していきましょう。

 

 

理由@ 必要な通信手段について

 

 

前の頁でもお話ししましたが、
事務員がいない行政書士事務所を運営するためには

 

1 電話番号とFAX番号を別々に用意すること

 

2 外出中の電話をスマートフォンに転送できること

 

3 外出中のFAX内容をスマートフォンで閲覧できること

 

4 外出中の電話着信をメールでスマートフォンに知らせること

 

最低限、以上の環境を整えることが必要となります。

 

 

 

そして、以上の4つの「手段」は
「ひかり電話エース」を利用することで全て揃います。

 

 

1 「電話番号とFAX番号を別々に用意」について

 

 

通常の電話回線だと、
2つの番号を取得するためには、2回線引くことが必要となります。
当然、工事料や月々の電話料金も2回線分必要になります。

 

しかし、「ひかり電話エース」を利用すると、
1回線つなげるだけで、電話番号とFAX番号を両方取得できます。
もちろん、電話機とFAX機は別々で、同時に通信可能となります。

 

具体的には「複数(ダブル)チャネル」、「追加番号(マイナンバー)」という
オプションサービスを利用します。
複数チャネル」で2通話にして、「追加番号」で番号を2つに分けることで、
それが可能となるのです。

 

 

  * なお、自宅で事務所を開業される方は
    「自宅兼事務所に電話回線(3番号)を引く方法」を参照してください。

 

 

 

2 「外出中の電話をスマートフォンに転送」について

 

 

「ボイスワープ」というサービスを利用することにより、可能となります。

 

これは、いわゆる「電話転送」サービスであり、
他の電話回線でもできるサービスではありますが、
「ひかりエース」を利用すると割安で利用できます。

 

 

 

3 「外出中のFAX内容をスマートフォンで閲覧」について

 

 

「FAXお知らせメール」というサービスを利用することで、
それが可能となります。

 

FAXを送信してくる顧客は、早急なレスポンスを期待しています。
事務所に帰ってからFAXの内容を確認するのでは遅いのです。
顧客が離れていかないよう、このサービスを利用しましょう。

 

 

 

4 「外出中の電話着信をメールでスマートフォンに知らせる」

 

 

「着信お知らせメール」というサービスを利用することによって
それが可能となります。

 

 

 

その他の「ひかり電話」のメリット

 

 

その他にも
「ナンバーディスプレイ」「キャッチホン」といった
一般的に利用されているサービスも当然に利用することができます。

 

 * ただし、キャッチホンは利用しない方が良いです。お客様に不快な思いをさせますから。

 

 

また、「ひかり電話」は光ファイバー(フレッツ光)を使うため、
インターネットの通信速度がADSLに比べ、圧倒的に早いです。
仕事でインターネットを利用することは当然あるので、
光ファイバーの早さは、作業効率を高めてくれます。

 

 * ひかり電話を利用すると必然的に「フレッツ光」(インターネット接続サービス)の契約を
   することになります。「フレッツ光」もNTTのサービスなので安心して利用できます。

 

 

 

 

理由A 費用を最小限度に抑えられる点

 

 

「ひかり電話」は電話加入権を購入する必要がありません。
光ファイバーケーブルを利用するからです。
(なので、通常の電話回線が引かれていない場所でも利用できます)

 

 

また、通話料も、通常の電話回線(NTT加入電話)よりも安くなります。
具体的には、「NTTひかり電話」の場合、全国どこにかけても一律、3分8円です。
一方、「NTT加入電話」の場合、市内だと3分8.5円。市外だと3分で20円以上となります。

 

 

この差は非常に大きいです。

 

 

行政書士の顧客とのメインの通信手段は、やはり「電話」です。
毎日、かなりの数の電話をします。
仕事が増えれば増えるほど、電話料金も増していくのです。
ですから、3分あたりの電話料金は1円でも安い方が良いのです。

 

 

もちろん、コストカットだけを考えて顧客に便利な通信手段を使わない、
というのは本末転倒ですが、
必要な通信手段を揃えることを前提として、コストカットを考えることは
経営者として当然のことです。

 

 

 

個人経営の事務所に必要な通信手段を全て揃えており、
そして通信料を低く抑えられる「NTTひかり電話エース」は、
現時点では最高のサービスだと、私は考えています。

 

 

 

ひかり電話のデメリット

 

 

しかし、「ひかり電話」にも、ひとつだけデメリットがあります。

 

 

それは停電時に電話が使えない≠ニいうものです。
「ひかり電話」は宅内の電気を使うために、そういうリスクを伴ってしまうのです。

 

 

私は、このデメリットが引っ掛かりました。
「営業時間中に事務所が停電となり、固定電話やFAXが使えなくなったらどうしよう・・・」
と。

 

 

しかし、メリットとデメリットを比較した結果、
圧倒的にメリットが上回っていると判断できたので、
私は「ひかり電話」を選択しました。

 

 

地域によって、もちろん違うでしょうが、
私が住んでいる地域(そして事務所を構えた地域)では、
ここ10年以上、停電など起きたことがありません。
これからも停電が起こることは、そうそうあるものではないでしょう。

 

また、仮に停電となった場合でも、通常は数時間で復旧するものです。

 

そして、その間もスマートフォンを使った通信は可能なので、
顧客やホームページ等にアクセスすることはできます。

 

 

 

一方で、「ひかり電話エース」を使わなかった場合、
ユーザビリティーの低下、通信料の増加は確実に生じます。

 

 

 

メリット、デメリットを総合考慮した結果
私は、「ひかり電話エース」を選択しました。

 

 

しかし、停電のリスクをどう捉えるかは、人それぞれでしょう。
私は「ひかり電話エース」が最強だと考えていますが、
この点は、各自で検討してください。

 

 

 

「ひかり電話エース」の申込手続について

 

 

 

では、「ひかり電話エース」を選択した場合の申込方法を説明します。

 

 

NTTひかり電話」のホームページにアクセス 
    ↓
ホームページ画面右上の方にある「カンタンお見積り」のバナーをクリック

 


    ↓
お見積り依頼(お問合せ)フォーム」に必須事項を記入して送信
(* 質問がある場合は、メールアドレスを記入して「備考欄」に質問内容を書く)

 


    ↓
担当者から電話、メールが来る
    ↓
見積もり額(回線を引く環境、地域等で工事費用が異なる)を確認し、
電話回線工事の日程を決める。
利用するサービスを決める。
ここで、取得したい電話番号、FAX番号を決めることもある。
(ただし、確定するのは工事完了時)
    ↓
工事完了(電話番号取得)

 

 

 

大体の流れは以上です。

 

 

次に大事な注意点をお話しします。

 

 

上のフローチャートにも書きましたが、
「電話番号」「FAX番号」の取得が確定するのは、回線工事完了時です。
それ以前に「仮番号」は決まりますが、
「確定」するのは、あくまでも回線工事完了時です。

 

 

そして、回線工事が完了するのが
「お見積り依頼(お問合せ)フォーム」を送信した日から、約1カ月後です。

 

 

1カ月もかかるのです。

 

 

ですので、上記フォームは、できるだけ早い時期に送って下さい。

 

 

そして、何か質問事項があったら、
簡潔に質問内容を箇条書きにまとめて
「お見積り依頼(お問合せ)フォーム」の「備考欄」に記入して送りましょう。
丁寧にメールで返信してくれます(そのために、メールアドレスを記入しておくのです)。

 

特に質問がなければ、
必須事項だけ記入して「お見積り依頼(お問合せ)フォーム」を送信しましょう。
後から疑問点が出てきた時に、担当者に直接聞けばいいだけのことです。
折り返し電話をかけてくるスタッフは受付係ではなくサービスに詳しい担当者です。
疑問点はわかりやすく教えてくれます。

 

 

 

 

   * 「ひかり電話エース」の詳しいサービス内容を知りたい方は
     「NTTひかり電話」のホームページにアクセスしてください。
          ↓
     画面をスクロールして「店舗・個人事業主向けプラン」のバナーをクリック

 

     
          ↓
    「ひかり電話エース」のサービス内容が説明されています

 

 

 

   * なお、いきなり電話をしてもサービス内容に詳しくない受付係につながるだけで、
     時間が余計にかかりますし、誤解が生じると後で面倒なことになります。
     電話回線を引く住所等の必要事項をフォームに記入して送った上で、その営業エリアの
     担当者
と話を進める方がスムーズに電話番号を取得できます。

 

 

   * 申し込み後数日以内に電話番号を取得する裏技もあります。
     しかし、これは、一旦「NTT加入電話」で電話番号を取得し、
     それから「NTTひかり電話」に変更する、という手続です。
     確かに、電話番号を早く取得できますが、その分費用が増加します。
     資金に余裕がある人は、この裏技を使っても良いでしょうが、
     要は、早く申し込みをすれば済む話です。
     開業後は「営業活動」にたくさん資金をつぎ込むことになりますので、
     こんなところで余計な出費をするべきではないのです。

 

     計画的に、かつ、早急に、行動しましょう。

 

 

 

 

なお、電話回線工事の申込をしたら、
直ちにホームページのURL(独自ドメイン)を取得しましょう。

 

そして、電話番号取得まで約1カ月もあるので、
その間にホームページのトップページ(自己紹介など)を完成させておきましょう。

 

ブログも開始できるとなお良いです。

 

 

 

まとめ

 

 

一人事務所を開業するのであれば「NTTひかり電話」を選ぶべき。

 

 

電話番号取得までに約1カ月かかるので、
早めに工事の申込をする。

 

 

折り返しの電話がかかってきたら、
担当者に、「ひかり電話エース」を選ぶことと
利用するオプションサービスを伝える。

 

 

利用すべきオプションサービスは、以下の6つ

 

  1. マイナンバー(追加番号)
  2. ダブルチャネル(複数チャネル)
  3. ナンバー・ディスプレイ
  4. ボイスワープ
  5. 着信お知らせメール
  6. FAXお知らせメール

 

 

電話番号取得まで1カ月かかる。
その間に、ホームページの作成等、できるだけの準備を進める。

 

 

電話番号が決まったら、すぐに「開業準備中の名刺」を作成し、
行政書士会へ申請手続に行く。

 

 

 

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