個人事務所運営に携帯電話(スマホ)は必需品!
【目次】
行政書士に携帯電話は必需品!
「電話の準備は抜かりなく」の頁でもお話ししましたように、
行政書士事務所を開業するのであれば携帯電話は必需品です。
特に、事務員を雇わない一人事務所の場合、
事務所の固定電話よりも、携帯電話で顧客と通信する時間の方が長いくらいです。
行政書士は、とにかく外出することが多いのです。
携帯電話なしでの事務所運営など、考えられません。
そして、携帯電話は「スマートフォン」を利用すべきです。
繰り返しますが、ガラケーを使っている方は
スマートフォンに変えましょう。
作業効率が全く違ってきます。
開業時のわずかな出資の有無が、
その後の成果を大きく変えることになりますから。
「モバイルバッテリー」も必須!
そして、業務でスマートフォンを利用する場合に
必ず用意しておかなければいけないのが「モバイルバッテリー」です。
現在のスマートフォンは電池の持ちが良くありません。
前の晩に充電していても、夜まで持たないことはざらにあります。
外出先で電池が切れ、スマートフォンが使えなくなった、なんてことになると最悪です。
せっかく、外出中の事務所への電話・FAXを
全てスマートフォンに転送できるように準備していても
これでは何にもなりません。
顧客へのレスポンスが遅れると、顧客に不満足感を与えてしまいます。
顧客離れにつながるのです。
なので、外出先でもスマートフォンに充電できるように
携帯できるバッテリーを用意しておきましょう。
モバイルバッテリーはたくさんの種類が出ているので
お好きなものを選んでもらえれば良いかと思います。
ですが、あまり安いもの(外国メーカーのセルを利用しているものなど)は、
電流に波があり、スマートフォンの寿命を短くしてしまう危険があるので、避けた方が良いです。
「事務所専用」の携帯電話番号も取得しよう!
事務所の固定電話と同様に、
携帯電話も「事務所用の番号」を取得した方が良いです。
(固定電話の場合と違って、必ず≠ニいう程ではありませんが)
プライベート用の携帯電話番号を業務用としても使っていると、
携帯電話がかかってきた場合に、それがプライベートなのかビジネスなのか判断できません。
携帯電話が鳴るたびに緊張します。
「はい。行政書士○○事務所です」とスムーズに応答することもできません。
ですから、事務所用の携帯電話番号を取得した方が、何かと便利なのです。
といっても、携帯電話を2台用意する必要はありません。
「050 plus」という
NTTコミュニケーションズが提供するサービス(月額324円のアプリ)を使うと、
1台の携帯電話で二つの番号を使い分けることができます。
着信音を変えること等で、どちらの番号への着信かも判断できます。
具体的には、
従来の携帯電話番号の他に
「050」から始まる電話番号を取得できます。
この「050」から始まる番号で、固定電話とも携帯電話とも通話できるので
事務所用の番号として、不自由なく利用できます。
「LINE」などと違って、同じアプリ間でしか通話できないサービスではないのです。
そして、この「050 plus」はインターネット経由で音声通話をするので、
通話料金がかなり安くなります。
とりわけ固定電話への通話料が安いのが特徴です。
具体的には、SoftBankのホワイトプランやauのシンプルプランZでは、
携帯電話への通話料は1分あたり約40円ですが、
「050 plus」だと、その半額以下の17、28円
さらに、「050 plus」から固定電話への通話料は3分8、64円と、激安です。
一人で事務所運営をしている間は、携帯電話の料金が増えますので、
「050 plus」を利用することによるコストカットの効果は絶大です。
なお、「050 plus」利用に当たっては、注意点があります。
まず、着信時に、電話をかけてきた相手側に
「050 plusにお繋ぎします」というアナウンスが流れます。
* 詳しくは「全ての名刺に共通して記載すべき事項」でお話ししますが、
携帯電話の番号は信頼できる′レ客に限定して個別に知らせます。
その際に、「携帯は『050 plus』を利用しています」と伝えておきましょう。
そうでないと、アナウンスで顧客を戸惑わせることになりかねませんから。
また「iPhone」では、アプリを起動していないと着信できません。
(アンドロイド版は自動でバックグラウンドで起動するため、起動しなくても着信ができます)
なお、音質は悪くありません。普通に聞こえます。
現状としては、携帯電話の番号をプライベートとビジネスで分けていない士業は比較的多いです。
ですから、顧客の視点から見た場合、携帯電話の番号がプライベート用と同じであったとしても、
信頼を得にくいということはないと思います。
(さすがに、固定電話だとダメですが)
ですから、「050 plus」を使う理由は、
顧客からの信頼を得るため、というよりは
自分にとっての利便性と通話料の削減にあります。
なので、必ずしも携帯電話番号を二つ取得する必要はありません。
ですが、やっぱり通信料は低く抑えるに越したことはありません。
コストカットを考えると、「050 plus」を利用した方が良いと思います。
まとめ
行政書士事務所運営に当たって、
携帯電話(スマートフォン)は必需品
モバイルバッテリーも必需品
そして、事務所専用の携帯電話番号を取得し、かつ、通信料を抑えるために
「050 plus」を利用すべき

関連ページ
- 「電話」の準備は抜かりなく!
- 自宅兼事務所の場合であっても事務所専用の電話番号を取得しましょう。 FAX番号も別。 そして、外出中の電話、FAXは携帯電話(スマートフォン)に転送。 行政書士は外出することがとても多いのです。 外出中の電話を取りこぼしたら、顧客を取りこぼします。 対面営業、ネット営業の成果を無駄にしてはいけません。 「通信手段」で顧客に不便を感じさせる行政書士は、顧客に見捨てられることになるのです。
- 個人事務所開業に最適の電話サービス
- 一人で行政書士事務所を運営するのであれば 電話サービスは「NTTひかり電話」の「エース」プランを選ぶべきです。 事務員がいなくても顧客に不便を感じさせないためのツールが全て揃っています。 費用も安く抑えられます。 なお、電話番号、FAX番号を取得するためには約1カ月かかります。 計画的に進めて、早く行政書士会への登録手続をする準備を整えましょう。
- 自宅兼事務所に電話回線(3番号)を引く方法
- 自宅で行政書士事務所を開業する場合、電話番号3つ必要。事業用の通信料を経費として確定申告するために、家庭用の電話回線を1本、事業用の電話回線を1本の計2回線引くのがお奨め。ただし、2回線引けない物件なら1回線で3番号を使うしかない。