なければ困る書類棚

なければ困る書類棚

 

顧客情報等を含む重要な書類を保管するために鍵付きキャビネットが必要だ、
ということは前頁でお話ししました。

 

 

しかし、全ての書類を鍵付きキャビネットに収納すれば良いかというと、
そうではありません。

 

 

例えば、
封筒、便せん、切手、葉書、
各種申請書類、
事務所専用の書式(未記入のヒアリングシート等)、
パンフレット等の販促商品などなど・・・

 

頻繁に使うけれども厳重に保管する必要はない書類もあります。

 

 

こういった日常的に使用する書類をいちいち鍵付きのキャビネットに出し入れするというのは
非効率極りません。

 

なので、この手の書類を整理して収納する書類棚はやっぱりあった方が良いのです。

 

 

実際、長年経営されている行政書士の事務所に行って書類棚がないということはありません。
普通に業務をしていたら絶対に必要だからです。
開業時には書類棚までは準備していなかった事務所もあるとは思いますが、
結局は必要に迫られて購入することになります。

 

 

まあ鍵付きキャビネットとは違い、
開業前から揃えておかなければいけない物ではありませんので、
営業を開始して必要に迫られてから準備しても良いでしょう(実は私もそうでした)。

 

 

 

では、書類棚を選ぶ際のポイントをお伝えします。

 

 

@ 最低でもA4ファイルがスイスイ入るもの(つまり「B4」以上のタイプ)

 

A 段数が多いもの(10段以上は欲しい)

 

 

です。

 

 

以下、補足します

 

 

 

 

@について

 

書類棚には、各種申請書類や事務所の書式を収納することを前提とします。
そして、これらの書類の標準的サイズはA4です。
なので、
少なくともA4サイズの書類がスムーズに出し入れできるタイプの書類棚を選んでください。
B4」以上のタイプならスムーズに出し入れできます。

 

できれば、A3も収納できるタイプが良いのですが、
値段が跳ね上がりますからね(中古品もなかなか見つからないし・・・)。

 

 

 

Aについて

 

仕事が増えれば増えるほど、書類のファイル分けが増え続けます。

 

上記した
「封筒関連ファイル」
「申請書類ファイル」(取り扱う分野によりその数は増える)
「書式ファイル」(取り扱う分野によりその数は増える)
「販促商品ファイル」
の他にも

 

「未読の書類ファイル」(これも何種類かに枝分かれしていく)
「検討中の書類ファイル」(これも何種類かに枝分かれしていく)
「返信が必要な書類ファイル」
「処分すべきか迷っている書類ファイル」(絶対にこのファイルは必要です!)

 

などなどです。

 

もちろんファイル分けに決まりがあるわけではありませんが、
まあこんな感じになるかと思います。
10段以上は必要ですよね。

 

 

なお、私はこれを使っています。
品質に不満はありません。
ただ、私の場合15段でも足りなくなりつつあります(整理が下手なのか?)

 

 

まとめ

 

整理のための書類棚はやっぱり必要です。

 

「B4」以上のタイプで
10段以上のものを選びましょう。

 

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