行政書士事務所のOA機器(パソコン、FAX、コピー、プリンター)

行政書士が使うOA機器(パソコン、FAX機、コピー機、プリンター)の条件


【目次】

 

 

行政書士事務所開業に当たって
必ず揃えておかなければならないOA機器があります。

 

 

@ パソコン

 

A FAX機

 

B コピー機

 

C プリンター

 

 

以上の4機種です。

 

 

これらOA機器の選択に際し注意すべき点についてお話しします。

 

 

FAX機、コピー機、プリンターについて

 

 

電話の準備は抜かりなく」のページでもお話ししましたように、
FAX機、コピー機、プリンターに関しては、開業当初は複合機で十分です。
今は、複合機でも十分に業務用として使える品質の機種が出ていますので、
無理して高価なものを買う必要はありません。
スタッフを何人か雇うようになった段階で、立派な機種に買い替えたら良いでしょう。

 

 

ただし、これも上記の頁でお話ししましたが、「A3」対応の複合機にしてください。
「A3」の書類を扱う場合にはコンビニのコピー機等を使っているという行政書士がいるそうですが、そんな杜撰なやり方をしていては、顧客情報をきっちり管理することなどできません。
人から見られたら、一瞬で信用を失います。
「A3」対応のコピー機、プリンター、FAX機を持っていない方は、必ず購入してください。

 

 

また、OA機器に関しては中古品の購入は避けてください
故障で業務に支障がでたら大変ですから。

 

 

パソコンはセキュリティが命

 

 

次にパソコンです。

 

事務所固定のデスクトップ、外出用にノートパソコンと使い分けたいところですが、
開業当初はパソコンにそんなにお金をかけることはできません。
なので、最初はノートパソコン1台あれば良いでしょう。
機種も定評のあるものであれば、どれでも良いと思います。
最近は、有名機種でもネットでなら5〜6万程度で売っていますからね。

 

 

 

なお、セキュリティは完璧にしてください。

 

業務用に使うのですから、
当然、顧客の個人情報が含まれたデータをパソコン内に入れることになります。
もし、それがウイルス感染等によりネット経由で外部に流出などしたら大問題です。
とても個人では賠償できないくらいの損害をもたらす可能性だってあります。
パソコンの安全面には最大限の注意を払わなければならないのです。

 

 

具体的には

 

@ セキュリティソフトを導入する

 

A 家族等、自分以外の人間と共同で使わない

 

は、もちろんですが、

 

B 業務以外のことでは使わない
   (ex.アダルトサイト等、ウイルス感染の危険が高いサイトは閲覧しない)

 

C 顧客の個人情報等、漏れてはならない情報が含まれているデータは、
  仕事が終わったらパソコンから別の媒体に移して保管する(パソコンからは消去する)

 

 

最低限、これくらいのことは守ってください。

 

 

 

なお、今まで私用で使っていたパソコンを業務用として使っても、もちろん構わないのですが、
一度、セキュリティソフトでフルスキャンをして、怪しいファイル等が潜んでいないことを必ず確認してから業務に使用してください。
その上で、業務用として使用する以上、上記の使用方法は必ず守ってください。
さらには、いつ故障しても対処できるように、業務用のデータは毎日バックアップを取るようにしてください(それも、なるべく1日に数回)。

 

 

とにかくパソコンに関しては、後からでは対処できないトラブルが想定されますので、
神経質なくらいに慎重に取り扱ってください。

 

 

まとめ

 

 

FAX機、コピー機、プリンターは、開業当初は複合機で十分。

 

ただし「A3」対応。
中古品は避けるべし。

 

 

 

パソコンも開業時にはノートパソコン1台でも良い。
ただし、顧客情報を守るために、セキュリティーには万全を尽くす。

 

 

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