行政書士事務所のOA機器（パソコン、ＦＡＸ、コピー、プリンター）

行政書士開業トップ ＞ 2 登録申請後〜事務所開業までの準備 ＞ 開業前に準備すべき事務所備品 ＞ 行政書士事務所のOA機器（パソコン、ＦＡＸ、コピー、プリンター）

 

 

 

行政書士事務所開業に当たって
必ず揃えておかなければならないＯＡ機器があります。

 

 

 

 

以上の４機種です。

 

 

これらOA機器の選択に際し注意すべき点についてお話しします。

 

 

ＦＡＸ機、コピー機、プリンターについて

 

 

「電話の準備は抜かりなく」のページでもお話ししましたように、
ＦＡＸ機、コピー機、プリンターに関しては、開業当初は複合機で十分です。
今は、複合機でも十分に業務用として使える品質の機種が出ていますので、
無理して高価なものを買う必要はありません。
スタッフを何人か雇うようになった段階で、立派な機種に買い替えたら良いでしょう。

 

 

ただし、これも上記のページでお話ししましたが、「A３」対応の複合機にしてください。
「A3」の書類を扱う場合にはコンビニのコピー機等を使っているという行政書士がいるそうですが、そんな杜撰なやり方をしていては、顧客情報をきっちり管理することなどできません。
人から見られたら、一瞬で信用を失います。
「A3」対応のコピー機、プリンター、FAX機を持っていない方は、必ず購入してください。

 

 

パソコンはスペックとセキュリティが命！

 

 

次にパソコンです。

 

事務所固定のデスクトップ、外出用にノートパソコンと使い分けたいところですが、
開業当初はパソコンにそんなにお金をかけることはできません。
なので、最初はノートパソコン1台あれば良いでしょう。
機種も定評のあるものであれば、どれでも良いと思います。

 

 

スペックにはこだわれ！

 

 

ただ、「安いものでも動けばいい」という選び方はダメです。
今後はAIを使って業務をする時代になります。その際に、パソコンがサクサクと動いてくれないと効率が非常に悪くなります。
バイトに例えたら、AIを使って自給１万円のバイトをしている人がいるのに、自分だけ自給100円のバイトをするような状況に陥ります。
以前は、Officeさえサクサク使えたらよかったので「５万円程度の安価なパソコンで十分ですよ」と、この記事内でお伝えしていましたが、AI時代になってからはそうはいかなくなりました。
AIを使うことで作業効率は劇的に向上します。ライバルはそうしています。行政書士に限らず、どんなビジネスでもAIを使わずして競争には勝てない時代になりました。
なので、メーカー、機種は問いませんが、以下のスペック以上のパソコンを選んでください。

 

 

※表は左右にスクロールできます

 

 

スペック？って方も多いでしょう。
そのような方は家電量販店にいって店員に相談してもいいです。
ただし、Office入りの割高の商品を勧められる可能性もあるので注意してください。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

「すでに今持っているパソコンにSIRIUSをインストールしてしまったよ！」という方はご安心ください。パソコンを買い替えた場合、SIRIUSは無料で引き継ぐことができます。詳しくはユーザーズページをご覧ください。

 

 

 

 

Officeはサブスク型にせよ！

 

 

パソコン業務にOfficeは必須ですが、
パソコン内蔵型ではなくサブスクの「Microsoft 365 Personal」をお勧めします。

 

 

 

ビジネスマンがPC内蔵型Officeを使うなんて情弱すぎ！！

 

 

 

セキュリティは命！

 

 

なお、セキュリティは完璧にしてください。

 

業務用に使うのですから、
当然、顧客の個人情報が含まれたデータをパソコン内に入れることになります。
もし、それがウイルス感染等によりネット経由で外部に流出などしたら大問題です。
とても個人では賠償できないくらいの損害をもたらす可能性だってあります。
パソコンの安全面には最大限の注意を払わなければならないのです。

 

 

具体的には

 

�@　セキュリティソフトを導入する

 

 

�A　家族等、自分以外の人間と共同で使わない

 

は、もちろんですが、

 

�B　業務以外のことでは使わない
　　　（ex．アダルトサイト等、ウイルス感染の危険が高いサイトは閲覧しない）

 

�C　顧客の個人情報等、漏れてはならない情報が含まれているデータは、
　　仕事が終わったらパソコンから別の媒体に移して保管する（パソコンからは消去する）

 

 

最低限、これくらいのことは守ってください。

 

 

なお、今までプライベート用で使っていたパソコンを業務用として使っても、もちろん構わないのですが（上記のスペックを満たしていることが前提）、一度、セキュリティソフトでフルスキャンをして、怪しいファイル等が潜んでいないことを必ず確認してから業務に使用してください。
その上で、業務用として使用する以上、上記の使用方法は必ず守ってください。
さらには、いつ故障しても対処できるように、業務用のデータは毎日バックアップを取るようにしてください（それも、なるべく1日に数回）。

 

 

とにかくパソコンに関しては、後からでは対処できないトラブルが想定されますので、
神経質なくらいに慎重に取り扱ってください。

 

 

まとめ

 

 

ＦＡＸ機、コピー機、プリンターは、開業当初は複合機で十分。

 

ただし「A3」対応。
中古品は避けるべし。

 

 

パソコンも開業時にはノートパソコン1台でも良い。
ただし、顧客情報を守るために、セキュリティーには万全を尽くす。

≪前のページへ　　次のページへ≫

このページの先頭に戻る

関連ページ

事務所開業時のオフィス用品は中古品で十分！

営業活動への投資を惜しんではいけないが、物の購入に金をかけてはいけない。開業準備で節約できるのはオフィス用品の購入のみ。中古品を探したり、ネットで組み立て式の商品を買うなどして、できるだけ出費を抑えましょう。

事務机、椅子、PCデスクは作業効率を考えて

事務所に設置する机はできるだけ広い面の物を使いましょう。行政書士の仕事はデスクワークが中心です。狭い机だと作業効率が悪くなります。椅子は体に会う物を。パソコン用机も必要ですが、安いもので十分です。

本棚。専門家の事務所に備えるのですから…

行政書士事務所に備える本棚である以上、大量の専門書、法律書を並べることが前提。沢山の書籍を収納できる大きめの頑丈な物を選びましょう。中古品で十分。ただ、開業当初は専門書はあまりないはず。なので、士業が読みそうな本を適当に並べておきましょう。

「街の法律家」にふさわしい六法を

行政書士は��街の法律家�≠ﾅす。法律家にふさわしい六法を用意しましょう。すなわち「模範六法」クラスのものです。そして、依頼者の前でもスイスイ条文検索できるように、日頃から十分に使いこなしておいてください。

行政書士事務所に鍵付きキャビネット（書庫）がない？

行政書士には守秘義務があります。職務上知り得た依頼者の情報を漏らしてはいけません。顧客情報が記入された書類も完璧に管理する必要があります。そのため、事務所開業時に必ず鍵付きキャビネット（書庫）を設置しなければいけないのです。

なければ困る書類棚

事務所の書類整理のためには書類棚が必要です。A4ファイルの保存が主になるので「B４」以上の整理棚を用意しましょう。段数も多い方が良いです。仕事が増えるたびにファイル分けも増えてきますから。

応接セットは依頼者の記入作業を前提に選べ

事務所の応接セットは依頼者の目が当然に行きます。書類をおいて記入作業をすることもあります。机に傷がある等記入作業がしにくいものだと依頼者を不安にさせまし、行政書士本人に対する信頼も揺らぐことになります。中古品で良いので、しっかりした商品を選びましょう。

トイレの神様

事務所のトイレが汚いと人から信頼されません。人から見られないところではいい加減だと思われるのです。顧客は離れていくし、同業者、他士業から仕事を紹介してもらえないでしょう。トイレ掃除が出来ない人は仕事もできないのです。