新人行政書士は名刺交換後にお礼メールを送れ!

新人行政書士は名刺交換後にお礼メールを送れ!


【目次】

 

新人行政書士はとにかく多くの人と会って名刺を配らなければいけません。
特に、士業等との交流会では大勢の人と出会えるので、積極的に参加して名刺を配りましょう。

 

 

なお、名刺交換の際に気を付けなければいけない点は、前の頁でお話ししました。

 

 

しかし、それだけでは足りません。
名刺交換をした後のフォローが大切なのです。

 

 

そこで、このページでは、
新人行政書士が名刺交換をした後にやらなければいけない事についてお話していきます。

 

 

 

お礼のメールを送る理由

 

 

交流会等で先輩士業等と名刺交換をした新人行政書士には、
必ずやるべきことがあります。

 

 

それは、お礼のメールを送ることです。

 

 

 

理由は

 

@ 感謝の気持ちを伝えることで、自分のことを覚えてもらいやすくなる

 

A 相手のパソコンに、自分の事務所のメールアドレス、電話番号、ホームページのURLが
   保存される

 

 

です。

 

 

もう少し、詳しくお話しします。

 

 

 

お礼メールの内容

 

 

ほとんどの新人行政書士には人脈がありません。
ですから、新人はこぞって交流会など人脈が作れる場に参加します。
そして、先輩士業や異業種の方々に名刺を配りまくるのです。

 

しかし、
それぞれの業界のベテラン達は、交流会等に行くたびに沢山の新人から名刺をもらいます。
その大勢の新人達のことをいちいち覚えるはずもありません。

 

 

食えない行政書士ほど良く食べる?」の頁に書いたように、
近くの席に座りじっくり話すことが出来た方であれば、一時的には覚えてくれるでしょう。
だけど、それ以外の方には、短時間の会話と顔写真入りの名刺を渡すだけで終わります。
このままではすぐに忘れられてしまうでしょう。

 

これでは、せっかく時間とお金を投資して交流会に参加した意味がありません。

 

 

 

そこで、名刺交換をしていただいた相手の方の記憶に自分の存在を残すために、
更なる行動にでます。

 

 

それは、上述したように、相手にお礼のメールを送ることです。
それも、名刺交換をした当日に、です。
(できないときは翌日に)

 

 

 

 

こんな感じのメールを送れば良いでしょう。

 

 

 

 

<件名>

 

○○交流会ではお世話になりました

 

 

<宛先>

 

○○事務所
○○○○先生

 

 

<本文>

 

メールにて失礼します。
本日の異業種交流会で名刺を頂きました、
行政書士の○○キヨシです。

 

本日はわざわざお時間を割いてアドバイスをして頂きまして有難うございました。
右も左もわからない状態で事務所を開業した私にとって、○○先生のお話は本当に学ぶところばかりでした。
特に、他士業との繋がりを大切にすべきというご指摘は、今まであまり意識していなかったことであり、今後事務所運営をしていく上で非常に大切なことに気づかせて頂きました。

 

また、お目にかかれることを楽しみにいたしております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

 

 

<署名>

 

行政書士○○キヨシ事務所
○○キヨシ
〒○○○ー○○○○ ○○県○○市○○区○○町○ー○ー○○○
TEL ○○○ー○○○ー○○○○
FAX ○○○ー○○○ー○○○○
E-mail ○○○@○○○ー○○○○.com
URL http://office-○○○○.com

 

 

 

ポイントをお話しします。

 

 

@ 具体的なエピソードを必ず入れる

 

 

メール本文には、必ず具体的なエピソードを入れてください。
上記サンプルメールで言えば、「特に、他士業との繋がりを大切にすべきというご指摘は・・・」の部分です。

 

これがないと、「定型文を送ってきたな」と思われて、逆に印象が悪くなる危険があります。
「定型文」をわざわざ読まされるなんて時間の無駄ですからね。

 

必ず、名刺交換をした際の具体的な情報を入れることで、
ちゃんと私へのメールを書いたんだな」と思わせることが大切です。

 

 

 

A 定型文を何パターンか用意する

 

 

具体的なエピソードを入れる、とは言いましたが
全てのメールを完全にオリジナルな内容で書くとなると大変な作業量になります。
なにしろ、1度交流会に参加しただけでも数十人の方と名刺交換をするわけですから。

 

そこで、
シチュエーションに応じて何パターンかの定型文を用意し
その中の一部に「具体的なエピソード」を入れる
というようにマニュアル化しましょう。

 

 

上記のサンプルメールは「アドバイスを頂いた」場合の定型文です。
「特に、他士業との繋がりを大切にすべきというご指摘は・・・」の部分に、
アドバイスの内容を具体的に書き、他の部分は定型文として用います。

 

このようにすれば、
定型文でありながら、
受取人には「自分宛てに書かれたオリジナルなメール」であるかのような印象を
与えることができます。

 

 

お礼メール作成に何時間もかけるわけにはいきません。
かといって、面倒だからメールを送らないというのでは投資が無駄になります。
作業をマニュアル化して、テキパキとやってしまいましょう。

 

 

 

B 署名に事務所の情報を載せる

 

 

メール本文の下に署名しますが、
そこには単に氏名だけでなく、
電話番号、FAX番号、メールアドレス、ホームページのURLといった、
あなたの行政書士事務所の情報を記載しておきましょう。

 

そうすることで、
メールの送信相手のパソコンにあなたの事務所の情報が保存されることになるのです。

 

 

名刺にもこれらの情報は記載されています。
しかし、
わざわざ名刺からこれらの情報を写し取ってパソコン等に記録してくれることなど、
まず期待できません。

 

だけど、送られたメールに記載されていれば、コピペするだけで使えます。
何秒もかかるものではありません。
もしかしたら、あなたの事務所のホームページを見てもらえるかもしれません。
見てもらえたら、あなたの事を気に入ってもらえる可能性が高くなります。

 

 

また、
さあ!ホームページを公開しよう!
お問い合わせフォームの作り方」の頁でお話ししたように、
メールアドレスはむやみに公開すべきではないので、
メール受信者にはメールアドレスではなく、あなたの氏名(と肩書)が表示されるように
設定しましたよね。
しかし、先輩士業等親しくお付き合いしたい方には
当然メールアドレスを知っておいてもらいたいわけです。
なので、相手がすぐにわかるように、メールアドレスをメール本文に記載しておきます。

 

また、電話番号やFAX番号も記載しておくことで、
もしかしたら相手の方がメールのアドレス帳に
あなたの事務所の情報全てを保存してくれるかもしれないのです。

 

 

そういった状況になれば、今後その方との交流はスムーズになります。

 

 

自分が手間をかけて相手の負担を減らすことで、そういったチャンスが生まれてくるのです。
こういった地味な作業を積み重ねることによって、ライバルに差をつけましょう。

 

 

 

 

   *  なお、名刺交換をした相手のメールアドレスがわからない場合はこの頁を参照
      また、フェイスブックの友達申請についてはこの頁を参照

 

 

 

まとめ

 

名刺交換をしたら、その日のうちにお礼メールを送ろう。

 

お礼メール作成のポイント

 

  1. 具体的なエピソードを入れる
  2. シチュエーション毎の定型文を用意する
  3. ホームページのURL等、事務所の情報も記載しておく
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